Как вести бухучет в общепите: основные правила ведения учета в ресторанах и кафе

Особенности бухгалтерского учета в общепите

Бухгалтерский учет в заведениях выходит за рамки стандартных правил розничной или оптовой торговли. Сырье здесь используется как в исходном виде, так и как ингредиент для приготовления блюд. Учет продуктов в ресторане и производственных затрат требует разных подходов в зависимости от стадии обработки сырья.

Добавим к этому постоянные изменения цен и случаи, когда продукты, закупленные для продажи в исходном виде, используются в производстве. Здесь также возникают дополнительные, нестандартные издержки. Например, брак в производстве, бой посуды, затраты на украшение зала для праздников и т.д.

Отсутствие нормативных актов бухгалтерского законодательства для этой сферы делает учет более сложным и требует индивидуального подхода. Такая ситуация дает компаниям свободу в разработке алгоритмов учета, не нарушая действующее законодательство.

Важный документ, регламентирующий возможные подходы к бухучету в общепите, - письмо Минфина от 29.04.2002 № 16-00-13/03.

Основные правила ведения бухучета в общепите

В соответствии с законодательством, в общепите должна использоваться отдельная касса для приема денежных средств от посетителей. Это позволяет четко отслеживать все поступления и расходы, а также минимизировать риски финансовых нарушений. Рекомендуется использовать онлайн-кассы, которые обеспечивают автоматическую отправку данных о продажах в налоговую инспекцию.

Кассовая книга – это обязательный документ для всех организаций, работающих с наличными денежными средствами. В ней фиксируются все операции по приходу и расходу денежных средств, а также остаток на начало и конец дня. Она позволяет контролировать движение денежных средств и предотвращать нецелевое их использование.

Особое внимание уделяется учету продуктов. Необходимо вести строгий учет всех закупок сырья и полуфабрикатов, отслеживать их поступление на склад и использование в производстве. Для этого рекомендуется использовать специализированные программы учета товаров и материалов, которые автоматизируют процесс учета и минимизируют риски ошибок. Например, программное решение iiko. Подробнее о нем расскажем ниже.

Важным элементом является контроль за выручкой. Необходимо использовать кассовый аппарат или онлайн-кассу для фиксации чеков и отслеживать поступление денежных средств в кассу. Рекомендуется вести отдельную кассовую книгу для учета выручки.

В общепите существует множество видов расходов: арендная плата, коммунальные платежи, зарплата персонала, стоимость сырья, реклама и т.д. Необходимо вести строгий учет всех расходов и размещать их по статьям. Это позволит оценить рентабельность бизнеса и определить направления оптимизации расходов.

Все операции должны быть подкреплены первичными документами: чеки, накладные, товарные накладные, акты о выполненных работах и т.д. Необходимо обеспечить правильное оформление всех документов и сохранение их в порядке. Это важно не только для контроля за финансовыми операциями, но и для успешной проверки налоговой инспекцией.

Существует ряд отчетностей, которые необходимо сдавать в ФНС. К ним относятся налоговые декларации, отчетность по НДС, отчетность по страховым взносам и т.д. Необходимо своевременно подготовить и сдать все их, чтобы избежать штрафов.

Учет ТМЦ

Для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в общепите применяется стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы» с учетом специфики данного сегмента рынка.

В заведениях часто возникает ситуация, когда один и тот же товар используется в двух направлениях: как готовый продукт для прямой продажи и как сырье для производства. Например, вода может поступать в бутылках для продажи в баре, а также использоваться на кухне для приготовления блюд.

Это учитывается при создании номенклатуры и технологических карт:

Иногда возникает следующая ситуация: заканчивается вода для продажи в баре, и ее необходимо взять с кухни или наоборот, что может привести к несоответствию данных при инвентаризации по счетам 41 и 10. Однако, такая ситуация не является критичным нарушением.

Стоимость ТМЦ определяется на основе фактических затрат, включая цену покупки и дополнительные расходы на их доставку и хранение. Например, в стоимость помидоров включают транспортные издержки:

Со склада товары и сырье перемещаются в бар или на кухню. Каждое такое перемещение фиксируется документально для предотвращения хищения.

Учет на кухне: специфика и тонкости

Общественное питание – это полноценный кулинарный процесс, который требует особого подхода к бухгалтерскому учету. Расчет себестоимости приготовленных блюд значительно отличается от простой закупки и продажи товаров.

Информация о стоимости закупленных продуктов обычно указывается в приходных накладных от поставщиков. Однако не все продукты можно учесть по себестоимости.

Например, ананас при очистке теряет значительную часть веса в виде кожуры и сердцевины. Аналогично, при отваривании говядины ее вес уменьшается, но при этом получается бульон, используемый в других блюдах.

Для точного расчета необходимо учитывать все этапы обработки продуктов, от очистки и варки до приготовления полуфабрикатов и готовых блюд. Для этого создаются технологические карты, фиксирующие состав блюда и количество каждого ингредиента, с учетом изменения веса или объема продуктов.

Например, для расчета себестоимости теста сначала составляется технологическая карта, в которой указывается количество и стоимость муки, воды, соли, сахара, яиц и дрожжей. Затем эта информация применяется для расчета себестоимости хлеба и пирогов, где тесто входит в состав ингредиентов.

Иногда необходимо создавать цепочки технологических карт, чтобы учитывать все этапы обработки продуктов и правильно вести учет продаж в кафе. Например, пицца с ананасами. Сначала нужно рассчитать себестоимость мякоти ананаса, отдельно указав ее в технологической карте.

При производстве сырье списывается следующими проводками:

Автоматизация заведения позволит значительно сократить время и снизить риск ошибок. Подробнее об этом вы можете узнать в статье: “Как работать с технологическими картами в iiko”.

Изменения в ценах на продукты или нехватка ингредиентов могут потребовать корректировки расчетов и технологических карт, что делает ручной учет неудобным.

Бухгалтерский учет доходов в кафе

В сфере общественного питания основным источником дохода являются блюда и напитки. Меню - прайс-лист, где указываются цены на блюда, которые клиенты могут заказать. Цены, как правило, закрепляются на длительный срок и могут не меняться даже при изменении стоимости сырья. К примеру, цена салата из огурцов может сохраняться на протяжении года, даже при сезонных колебаниях цен на огурцы.Это приводит к изменениям прибыльности кафе в зависимости от колебаний цен на сырье. Однако, если разница в закупочных ценах становится значительной и стабильной, необходимо пересмотреть цены в меню.

При продаже блюд и напитков кафе обязаны использовать контрольно-кассовую технику, так как большая часть дохода получается от наличных расчетов с клиентами.

Доход от продаж в ресторане признается доходом от основной деятельности и отражается в бухгалтерии так:

Таким образом, учет продаж в общепите предполагает отслеживание и фиксацию всех поступлений от продаж как в наличной, так и в безналичной форме, а также списание стоимости проданной продукции и учет комиссий банков.

Расходы на кухне: учет всех составляющих

Правильный учет расходов в ресторане является ключом к успешному развитию кафе или ресторана.

В соответствии с ПБУ 10/99, расходы классифицируются на прямые и косвенные. 

Прямые расходы непосредственно связаны с производством блюд: сырье, заработная плата поваров, амортизация кухонного оборудования. Учет прямых расходов в кафе ведется на счете 20. 

Косвенные включают в себя затраты, не связанные с производством блюд: заработная плата административного персонала, аренда помещения, коммунальные услуги. Учет косвенных затрат осуществляется на счетах 25, 26.

Специфические расходы в общепите, такие списание испорченных продуктов или разбитой посуды, которые отражаются в учете отдельными бухгалтерскими записями.

Правильный учет расходов в кафе позволяет определить реальную стоимость продукции и управлять прибыльностью кафе или ресторана.

Автоматизация бухучета в общепите

Автоматизация бухучета в общепите позволяет выполнять многие задачи практически мгновенно. Например, официанты могут вводить заказы клиентов в кассовую программу, которая автоматически передает их на кухню и в бар. Можно автоматически подсчитывать остатки, принимать продукты, создавать отчеты и т.д.

Специальные программы автоматизируют все этапы работы с продуктами, от заказа до расчета себестоимости блюд.

Обычно автоматизация в кафе включает в себя три основных блока:

Excel позволяет частично автоматизировать деятельность и может быть временным решением, но не покроет все потребности бизнеса. Заказ разработки собственного программного обеспечения - дорогостоящая и долгосрочная задача. Оптимальным решением является выбор системы автоматизации общепита из существующих на рынке, например, iiko.

iiko - это комплексная система, которая автоматизирует бухгалтерский учет в кафе на всех этапах:

Автоматизация бухгалтерского учета в кафе с помощью iiko экономит время и деньги, а также повышает прибыльность бизнеса. Если у вас остались вопросы по ведению бухучета в общепите и вам нужна консультация специалиста, оставляйте заявку ниже. Наши менеджеры с вами свяжутся.